Lorsque l’on pense à la communication professionnelle, la messagerie vocale est souvent négligée. Cependant, elle joue un rôle crucial dans la perception que vos clients ont de votre entreprise. Une messagerie bien conçue peut transmettre de la crédibilité et du professionnalisme. Ce guide explore dix idées pour personnaliser votre répondeur professionnel afin qu’il se distingue.
Soyez bref mais informatif
Une messagerie vocale efficace doit rapidement expliquer pourquoi l’appel n’a pas été pris tout en indiquant les prochaines étapes à suivre pour le correspondant. Un script simple et direct qui mentionne votre nom, celui de votre entreprise ainsi que des informations essentielles comme les horaires d’ouverture et une alternative pour vous contacter, peut faire toute la différence.
Utilisez un ton professionnel mais accueillant
Le ton utilisé doit refléter le caractère de votre entreprise tout en restant courtois. Par exemple, utilisez un vocabulaire formel pour des entreprises B2B, ou quelque chose de plus convivial si vous êtes dans le secteur des services aux particuliers. Adapter le ton et le style à votre niche spécifique laissera une meilleure impression sur vos appelants.
mettre en avant vos valeurs d’entreprise
L’utilisation d’un message vocal pour rappeler vos valeurs d’entreprise peut renforcer votre image de marque. Mentionner votre engagement envers le service client ou exprimer votre gratitude envers les interlocuteurs pour leur appel permet non seulement de remplir le temps avec du contenu utile, mais aussi de renforcer votre message de fidélisation.
Donnez des exemples concrets
Parler brièvement de vos dernières réalisations ou nouveaux projets peut tenir vos interlocuteurs informés et intéressés par vos activités. Par exemple, « Nous sommes ravis de vous informer que notre nouveau produit X est maintenant disponible » donne un aperçu concret de ce que vous faites.
Intégrez une personnalisation vocale
Un système de messagerie vocale trop générique peut paraître distant. Ajoutez une touche personnelle en mentionnant un événement en cours, ou une nouvelle mise à jour. Cela montre que vous prenez le temps de maintenir votre messagerie à jour, ajoutant ainsi une couche supplémentaire de crédibilité.
Changez régulièrement votre message
Mettez à jour fréquemment votre message pour refléter les changements saisonniers ou promotionnels. Par exemple, pendant la période des fêtes, un petit souhait de saison pourrait agréablement surprendre vos appelants.
Offrez des options claires pour obtenir plus d’informations
Indiquez clairement comment le correspondant peut obtenir une réponse rapide. Que ce soit via un email, un site Web, ou une autre ligne téléphonique. Assurez-vous que ces alternatives soient facilement mémorisables sans être répétitives ou longues.
Mentionnez vos coordonnées principales
Au lieu de perdre l’interlocuteur dans des explications longues, allez droit au but. “Pour une réponse rapide, envoyez-nous un email à info@votresite.com” est suffisant pour lui indiquer la marche à suivre.
Utilisez un message unique pour chaque département
Si votre entreprise a plusieurs départements, il peut être bénéfique d’avoir un message spécifique pour chacun. Cela aide à diriger les appels vers les personnes adéquates plus efficacement et transmet un sentiment d’organisation et de compétence.
Sous-sections selon la spécialité
Chaque département ayant son propre répondeur décrit ses spécificités et renvoie directement à la personne concernée : « Vous avez atteint le service technique de XYZ, nous sommes actuellement absents ».
Ajoutez une touche musicale subtile
L’ajout d’une musique douce en fond peut rendre l’attente moins pénible. Cette méthode doit toutefois être utilisée avec parcimonie pour ne pas distraire du message principal. Un léger fond musical approprié à votre secteur d’activité peut ajouter une dimension professionnelle.
Optez pour une musique apaisante
La plupart des séquences musicales utilisées devraient être instrumentales et calmes. Évitez les morceaux chantés pour que le message vocal reste clair et intelligible.
Faites usage des astuces de merchandising sonore
Intégrer des éléments de marketing sonore judicieux tels que des slogans courts et des phrases-clés peuvent aider à renforcer votre brand recognition. Ces éléments doivent être succincts pour ne pas trop alourdir le message.
Exemples de scripts efficaces
Pensez : « XYZ Company, parce que vous méritez le meilleur. Nous ne pouvons pas prendre votre appel maintenant; merci de laisser un message.” C’est court, impactant et mémorable.
Offrir des mises à jour importantes ou alertes
Rester pertinent signifie parfois fournir des informations actualisées directement via votre boîte vocale. Si par exemple il y a des retards prévus ou des événements spéciaux qui pourraient impacter vos services, cela vaut la peine de le mentionner dedans.
Annonces pertinentes
« En raison des conditions météorologiques, nos délais de livraison pourraient être rallongés. Merci de votre compréhension ». Ce genre de messages contribue à gérer les attentes de manière proactive.
Solliciter un retour
Encourager vos clients et prospects à laisser un avis ou une remarque peut s’avérer très bénéfique. Incitez-les à laisser leurs retours après le bip, ce qui peut engager davantage et montrer que leur opinion compte réellement.
Forme d’engagement
« Nous aimons entendre nos clients ! Veuillez laisser un commentaire ou poser vos questions après le bip et nous reviendrons vers vous dès que possible. » Ceci incite à l’implication et laisse la porte ouverte à des améliorations continues basées sur les retours reçus.
Mettre en œuvre ces idées pour optimiser votre messagerie vocale professionnelle peut transformer ce simple outil de communication en une extension puissante de votre image de marque. Que vous choisissiez de rester classique ou d’opter pour une approche plus dynamique, il existe une multitude de façons d’élever votre répondeur commercial loin des standards habituels.
